Правильная деловая переписка иногда может повлиять на партнерские отношения, как в лучшую, так и в худшую сторону. К переписке не должно быть никаких претензий – смысл, грамматика, пунктуация, все должно быть безукоризненно. Существует даже специальный деловой этикет.
Особенности деловой переписки
При составлении электронного письма гораздо сложнее допустить ошибки в правописании и расстановке знаков препинания – система исправит недочеты автоматически. Но смысловую нагрузку донести придется самостоятельно, поэтому нужно стараться писать как можно проще и понятнее, не перегружать текст, но и не переходить на вольности. При необходимости использовать сложные термины и большом объеме, можно написать письмо-уточнение.
Если вас интересует электронная подпись, то загляните на сайт ultracomp.ru, здесь вы узнаете почему удобно использовать ЭЦП.
Структура письма
Имя или название организации отправителя.
Указание адресата, тема и цель письма.
Основная часть со всеми важными определениями.
Выражение благодарности и положительного отношения к получателю.
Контактные данные отправителя.
В электронном письме есть особые характеристики, которые по умолчанию задает редактор текста. Это общепринятый шрифт, размер текста, оптимальные интервалы. Те же параметры применяются и при распечатке письма. В этом случае добавляется фирменный логотип.
Письмо выдерживается в деловом стиле, делится на смысловые абзацы. Принятое правило – первый абзац – до 5 строк. Другие – до 8. Деловая почта не терпит сокращений, употребления обращений «ты», неточностей и двусмысленных фраз. Деловой этикет предполагает получение ответа на деловое письмо в течение 48 часов.
Привлекательное деловое письмо
Правил нужно придерживать, но нет запретов на придание письму особой формы, которая заинтересует получателя и сможет обратить его внимание на интересное и четкое предложение.
Особое внимание уделяется теме письме. Это первое, что бросается в глаза при получении нового сообщения. Обычная подпись «Коммерческое предложение» уже никого не заинтересует, и письмо останется одним из непрочитанных. В теме должна быть указана четкая и грамотная формулировка цели письма, прочитав которую клиент поймет, что стоит прочитать и основную часть.
Обязательно вежливое обращение к получателю письма, лучше с указанием имени, если есть данные. Общепринятых вежливых «Добрый день» тоже бывает достаточно.
Расположить партнера к сотрудничеству можно, если обращать внимание на детали, которые можно добыть только тщательно изучив особенности его работы. Интересное оформление сайта, грамотные буклеты, успехи прошлых лет.
Тяжело воспринимать информацию без наглядного материала. Поэтому лучше сопроводить письмо хотя бы минимумом графических файлов, презентацией, может, даже видеороликом. Файлы обязательно подписывать.
При общении с партнером следите за манерой его ответа. Если ответ несет доброжелательный тон, может, даже встречаются «смайлики» и подшучивания, важно поймать этот ритм, показать свою открытость для диалога.
Автор: Леонид Жмыхович
Оставить комментарий